VGM Denetimi Öncesinde Vakıf Hangi Dosyaları Hazırlamalı?

Denetim, Uyum ve Sona Erme

Vakıf denetimine hazırlık, yalnız mali müşavirin bilanço göndermesiyle tamamlanmaz. Faaliyetlerin vakıf senedine ve kanuna uygunluğu, gelirlerin amaca göre kullanılması, yönetim kararları ve varsa işletmelerin işlemleri birlikte incelenebilir. İç denetimle Vakıflar Genel Müdürlüğünün denetimi farklıdır; birinin yapılmış olması diğerini ortadan kaldırmaz. VGM açıklamasına göre iç denetim yıl sonundan itibaren altı ay içinde yapılır; rapor ve sonuçlar rapor tarihini izleyen iki ay içinde ilgili bölge müdürlüğüne gönderilir.

Senet ve değişiklikleri, güncel yönetici bilgileri, karar defterleri, banka hesapları, bağış belgeleri, harcama dayanakları, taşınmaz kayıtları ve önceki denetim yazışmaları düzenlenmelidir. Şube veya temsilciliklerin bulunması halinde onların işlemleri de dosyaya dahil edilir. Eksik belgeyi sonradan tarih atarak üretmek ya da gerçeği yansıtmayan karar yazmak çözüm değildir. Bir belgenin hiç düzenlenmemesiyle mevcut belgenin arşivde bulunamaması arasında fark vardır; açıklama buna göre kurulmalıdır.

Biz denetim yazısındaki talepleri, vakfın somut yükümlülükleri ve eldeki kayıtlarla eşleştiririz. Süreli bir yazı geldiyse teslim ve tebliğ tarihi korunmalı, cevap verilmeden kapsamı okunmalıdır. Denetimdeki bulgunun düzeltilmesi, sorumluluk iddiası veya yaptırım ihtimali ayrı değerlendirilir. Avukat incelemesi mali denetimin yerine geçmez; hukuki karar, temsil ve savunma boyutuna odaklanır. Ücretli hazırlık çalışması için incelenecek yıllar, belgeler ve üstlenilecek cevap işlemleri baştan yazılı belirlenebilir.